Politique de protection des renseignements personnels

Dernière mise à jour : 24 mars 2024

Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels et à respecter votre vie privée.

Cette politique de protection des renseignements personnels (« politique ») explique comment nous traitons les renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de nos opérations commerciales et résume vos droits en matière de confidentialité.

Nous indiquons toujours clairement de quelle façon et à quel moment nous recueillons, utilisons ou communiquons vos renseignements personnels. Nous ne vendrons jamais vos renseignements personnels. Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre les abus et les conserver en sécurité.

Nous pouvons modifier cette politique à l’occasion. Si nous le faisons, nous publierons un avis sur notre site Web. La date de la mise à jour la plus récente est publiée en haut de cette politique. Dans cette politique, nous utilisons les mots « nous », « notre » et « nos » pour faire référence à Vita Assure inc.

Renseignements personnels que nous recueillons

Les renseignements personnels sont des informations qui, seules ou combinées à d’autres, permettent d’identifier une personne.

Les types de renseignements personnels que nous recueillons varient en fonction du produit ou du service que nous fournissons. Cela pourrait inclure des renseignements sur d’autres personnes telles que vos employés, votre conjoint ou vos enfants.

Voici quelques exemples de renseignements personnels que nous recueillons. Cette liste n’est pas exhaustive.

Identification et contact – nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, date de naissance, renseignements sur une pièce d’identité délivrée par le gouvernement
Renseignements financiers – revenu annuel, actifs, passifs, informations bancaires, profil de l’investisseur
Mode de vie – projets de voyage, dossier de conduite, casier judiciaire
Renseignements médicaux – nom de votre professionnel de la santé, vos antécédents médicaux ou ceux de votre famille
Emploi – occupation, nom de votre employeur, vos antécédents professionnels, rémunération
Utilisation du site Web – votre adresse de protocole Internet (IP) (un identifiant unique pour chaque appareil qui se connecte à Internet), lorsque vous visitez notre site, les pages que vous visitez et pendant combien de temps

Nous ne recueillerons que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour fournir nos services, et nous vous dirons pourquoi nous en avons besoin.

Comment nous recueillons les renseignements personnels

Nous recueillons vos renseignements personnels de trois manières : directement auprès de vous, auprès de tierces parties, et via votre utilisation de nos sites Web.

Nous recueillons des renseignements personnels directement auprès de vous tout au long de notre relation avec vous. Par exemple, nous pouvons recueillir des renseignements personnels via des formulaires en format papier ou électronique, par téléphone ou par courriel.
En fonction des produits et services que vous avez chez nous, nous pouvons également obtenir vos renseignements personnels auprès de tierces parties telles que votre assureur.
Lorsque vous utilisez l’un de nos calculateurs, simulateurs ou formulaires en ligne, nous pouvons stocker vos informations personnelles pour produire des rapports, vous contacter et/ou offrir une meilleure expérience utilisateur. Découvrez comment nous sécurisons vos données.

Comment nous utilisons les renseignements personnels

Nous utilisons vos renseignements personnels pour évaluer vos besoins financiers, vous proposer des produits et des solutions susceptibles de vous intéresser et fournir un service client continu.

En fonction des produits et services que vous avez chez nous, vos renseignements personnels peuvent être utilisées pour :

Vérifier votre identité et valider si vous êtes admissible aux produits, services, protections ou carrières pour lesquels vous postulez
Recommander des produits et services adaptés à vos besoins
Vous fournir des conseils, illustrations ou soumissions personnalisées
Mettre en vigueur des produits ou des solutions à votre demande
Maintenir votre profil et conserver des dossiers exacts
Répondre aux questions concernant les produits ou services que vous avez déjà chez nous
Gérer vos dossiers, votre rémunération, vos avantages sociaux ou vos polices d’assurance
Vous tenir informé des tendances pertinentes et des informations sur le marché

Nous recueillons également des renseignements personnels pour respecter la loi et gérer les risques :

Prévenir et protéger contre les activités criminelles, la fraude, les fausses déclarations ou la cybercriminalité
Répondre aux demandes de ministères et d’organismes gouvernementaux, de tribunaux et / ou d’autres autorités au Canada et à l’étranger.
Se conformer aux exigences fiscales

Comment nous partageons les renseignements personnels

Nous partageons vos renseignements personnels avec d’autres personnes et organisations qui nous aident à administrer vos produits et services. Certaines de ces personnes et organisations peuvent être situées à l’extérieur de votre province de résidence ou à l’extérieur du Canada. Dans ce cas, vos renseignements seront soumis aux lois de l’autre juridiction, y compris toute loi autorisant ou exigeant la divulgation des informations aux agences gouvernementales, aux tribunaux et aux forces de l’ordre de cette juridiction.

Les autres organisations avec lesquelles nous partageons vos renseignements peuvent inclure :

Vos assureurs
Votre employeur
Vos héritiers ou votre succession
Agents ou prestataires de services tiers, tels que services technologiques, marketing, juridiques et comptables

Nous pouvons partager des renseignements avec votre conjoint, si vous avez fourni votre consentement écrit. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Nous pouvons également partager vos renseignements personnels avec des ministères et organismes gouvernementaux, des forces de l’ordre, des tribunaux et d’autres autorités au Canada et à l’étranger pour répondre à nos exigences légales et pour prévenir ou lutter contre les activités criminelles, la fraude, les fausses déclarations ou la cybercriminalité.

Comment nous protégeons les renseignements personnels

Nous prenons la protection de vos renseignements personnels au sérieux. Nous disposons de mesures de protection techniques et organisationnelles pour protéger les informations personnelles contre la perte et l’accès, l’utilisation ou la divulgation non autorisés.

Voici des exemples de garanties techniques :

Surveillance proactive des menaces
Cryptage des données
Authentification multi-facteur
Surveillance 24 heures par jour, 7 jours par semaine de nos bureaux

Voici des exemples de mesures de protection opérationnelles :

Une politique stricte de gestion des accès qui limite l’accès aux informations personnelles spécifiques requises par les personnes ou les organisations pour faire leur travail.
Tous les employés et sous-traitants reçoivent une formation sur la sécurité des informations, la confidentialité et le code de conduite, renforçant l’importance de la protection des informations personnelles.
Un responsable de la conformité dédié supervise la politique de confidentialité.
Tous ceux qui travaillent chez Vita Assure, ainsi que les personnes et organisations qui agissent en notre nom, sont responsables de la protection des informations personnelles. Les prestataires de services externes doivent accepter contractuellement de se conformer à nos normes en matière de protection et de confidentialité des informations personnelles, ce qui inclut la protection de leurs systèmes contre tout accès non autorisé et l’application de normes de sécurité et de confidentialité qui correspondent ou dépassent nos propres normes élevées.

Les fournisseurs de services ne peuvent collecter, utiliser ou divulguer des informations personnelles qu’aux fins que nous autorisons.

Nous conserverons vos informations uniquement aussi longtemps que nous en aurons besoin, ou aussi longtemps que l’exigent nos politiques et/ou les lois applicables. Le cas échéant, nous pouvons anonymiser les informations personnelles pour les protéger et minimiser la quantité d’informations personnelles que nous conservons.

Vos droits à la vie privée et comment les gérer

Vous contrôlez toujours les informations personnelles que vous nous avez fournies. Vous pouvez choisir comment vos informations personnelles sont utilisées en mettant à jour vos préférences via votre conseiller Vita Assure ou en envoyant un e-mail à l’équipe de confidentialité à l’adresse [email protected].

Lorsqu’il s’agit de vos informations personnelles chez Vita Assure, vous disposez des droits suivants :

Le droit d’accéder à vos informations personnelles.
Le droit de corriger vos informations personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.
Le droit de supprimer vos informations personnelles.
Le droit de modifier vos options de consentement. Cela inclut le choix de recevoir ou non des newsletters, des invitations à des événements et des offres de Vita Assure en utilisant les informations personnelles que nous collectons auprès de vous tout au long de votre relation avec nous.
Le droit de nous poser des questions sur nos pratiques de confidentialité chez Vita Assure.

Il peut y avoir des cas où nous ne sommes pas en mesure de répondre à votre demande de confidentialité, comme la suppression permanente de vos informations personnelles, sous réserve de certaines restrictions, lois ou obligations liées à nos licences professionnelles régies par des organisations provinciales/fédérales. Si cela se produit, nous vous en informerons dès que possible.

Si vous choisissez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des informations personnelles nécessaires pour vous servir et respecter nos obligations légales, nous ne serons peut-être pas en mesure de continuer à vous fournir des produits et services.

Communiquez avec nous

Notre objectif est de rendre nos pratiques en matière de confidentialité faciles à comprendre. Si vous avez des questions, des préoccupations ou si vous souhaitez obtenir des informations plus détaillées, veuillez envoyer un courriel à nos représentants chargés de la protection des données à l’adresse suivante :

Équipe de confidentialité de Vita Assure
[email protected]
500 Place d’Armes, bureau 1800
Montréal, QC
H2Y 2W2 Canada